Сотрудничество в эпоху приложений для конференций

Как обеспечить, чтобы аудио/видео технологии и помещения для встреч адекватно поддерживали гибридную рабочую силу.

Хотя это трудно себе представить, всего три-четыре года назад встречи в основном проводились со всеми участниками лично, собиравшимися за столом в конференц-зале в одной комнате. «Дозвон» участников происходил время от времени, но это было далеко от нормы.

Перенесемся в 2023 год.

Сегодня во многих случаях собрания состоят как из личных, так и из удаленных участников, что значительно меняет требования к аудио/видео и средствам для успешного сотрудничества и эффективного общения. Сейчас, как никогда, сотрудникам необходимо полагаться на технологии и креативные пространства для встреч, чтобы их голоса и идеи были услышаны и доставлены таким же эффективным и справедливым способом, как и при личной встрече. Это немалое достижение для современных специалистов по обслуживанию объектов. А в условиях растущей необходимости обеспечения положительного и продуктивного опыта сотрудников время имеет решающее значение.

Хотя во многих учреждениях могут быть установлены «правильные» технологии — от приложений UCC до аудио- и видеорешений для конференц-залов, — справедливость собраний выходит далеко за рамки технических соображений. То, как сотрудники рассматривают возможность участия во время встреч, может оказать серьезное влияние на культуру компании, межличностные отношения, вовлеченность сотрудников и общую удовлетворенность работой. Эти важные соображения почти не обсуждаются достаточно и сегодня стали важной обязанностью специалистов по объектам.

Сегодняшние гибридные встречи зачастую наиболее сложны для тех, кто участвует удаленно, из-за сочетания факторов: от плохого этикета собраний (например, отключения звука другим или многозадачности) до неясных ожиданий (например, использования камер или места проведения собрания). от), до некачественного оборудования конференц-зала и проблем со звуком.

Удаленные участники часто отмечают, что им трудно следить за дискуссией по нескольким причинам: микрофон улавливал и отдавал предпочтение ближайшему звуку (который мог быть болтовней, а не голосом влиятельного докладчика); люди сидели за длинным конференц-столом с единственной камерой, из-за которой было трудно разглядеть говорящего; и неравенство, когда они пытаются участвовать в разговоре и обнаруживают, что их не слышат так ясно и не рассматривают так же, как живых участников.

Так в чем же во всем этом проблема?

Ну, для одного важно, кто говорит. Если сотрудник не может четко следить за тем, кто говорит, у него могут возникнуть трудности с определением приоритетности действий и того, кто чего ожидает после встречи.

Во-вторых, эти встречи могут оказаться непродуктивными. Если всех, кто сидит за реальным (или виртуальным) столом, нельзя увидеть, услышать и следить за дискуссией, они, скорее всего, отключатся и даже могут разочароваться или потерять мотивацию. Это может напрямую повлиять на вовлеченность и производительность сотрудников.

В-третьих, если ваш вклад не может быть легко признан, это может повлиять на удовлетворенность работой и карьерный рост.

Реальность такова, что мы все еще учимся, и способность обеспечить полностью беспрепятственный и равноправный опыт проведения встреч может оказаться непростой задачей. Но как специалист по объекту вы можете предпринять ключевые шаги уже сегодня, чтобы помочь устранить типичные препятствия и продемонстрировать сотрудникам, что их вклад услышан и оценен, независимо от того, где они работают.

Вот три ключевых шага, которые помогут обеспечить большую справедливость проведения встреч для всех сотрудников и обеспечить, чтобы ваше учреждение обеспечивало технологии и требования к помещениям для встреч, необходимые для наилучшей поддержки гибридной работы.

Гибридная работа никуда не денется, и сейчас сейчас больше, чем когда-либо, необходимости обеспечить продуктивное и позитивное рабочее место. Потратив время на то, чтобы понять разочарования сотрудников и типичные проблемы, связанные с собраниями, будет иметь решающее значение для обоснования стратегических решений, связанных с объектом, и поддержки вовлеченности сотрудников, независимо от того, где они работают. Учет как технических требований, так и требований к пространству для встреч имеет важное значение для обеспечения более приятного и равноправного проведения встреч.