Удаленная конференция в постпандемическом периоде

Макс Палмер • 14 мая 2023 г.

Делиться

Эта история изначально появилась в Календаре.

Продолжаем разговор об очных конференциях и удаленных встречах. Почему некоторые встречи совершенно бесполезны, в то время как другие столь значимы? Давайте посмотрим, как вы можете получить больше от этих удаленных встреч.

Когда вы выступаете с презентацией на живой конференции, у вас есть плененная аудитория. На виртуальной встрече вы должны смотреть в камеру, а не на экран. Приспособление к этим изменениям могло занять некоторое время. Теперь в офисе больше людей и они более разделены — вам нужно быть внимательным, глядя со стороны своей живой аудитории — а затем снова на камеру. Если вы посмотрите на экран, вам покажется, что вы ни к кому не обращаетесь из-за угла камеры. Если у вас есть только один участник, который все еще работает из дома, продолжайте считать, что аудитория — это камера.

Что касается заметок, вы можете читать их с заметки в руках или с экрана компьютера. Однако старайтесь не отрывать глаз от камеры всякий раз, когда поднимаете голову. Говорить без заметок и запоминать большую часть содержания — абсолютные требования к профессионализму; не позволяйте камерам и заметкам отвлекать ваше внимание. Еще одна неприятная привычка — трогать лицо, глядя в камеру.

Когда люди используют клавиатуру во время видеоконференции, чтобы делать заметки или выполнять другие задачи, это выглядит не очень хорошо. Чтобы генерировать больше идей во время встреч, лучше всего, если все будут внимательны и психологически присутствуют. Проблемой может стать ваша клавиатура. Других членов команды может раздражать стук ваших пальцев по клавиатуре. Одна из основополагающих концепций совещаний — меньше использовать клавиатуру. При необходимости используйте тихую клавиатуру, делая заметки или протоколы на собрании, и печатайте только в случае крайней необходимости.

Еще лучше во время видеоразговора записать встречу и разослать заметки позже. Вы можете записать экран видеоконференции, используя любую лучшую программу для виртуальных конференций. Однако обязательно заранее спросите разрешение, поскольку организатор исключительно конфиденциальной видеоконференции может запретить запись.

Вы можете подумать, что, поскольку вы не видите других игроков, ваши движения бессмысленны. Однако крайне важно свести все движения тела к минимуму. Невербально можно передать несколько значений. Важно как можно меньше двигать телом. Другие игроки будут раздражаться и отвлекаться, если вы покачиваетесь из стороны в сторону. Не. Аналогичным признаком дискомфорта или усталости во время встреч является частое передвижение на своем месте.

Это касается не только организаторов встреч. На любой конференции перерывы должны быть сведены к минимуму, но при этом оставлять достаточно времени для спокойного отдыха. Однако если вы проводите длительную конференцию, важно иметь длительный перерыв и обеспечить питанием. Пятичасовая живая или виртуальная встреча без перерывов не доставит удовольствия. Ваши посетители оценят возможность воспользоваться туалетом, поесть, расслабиться или просто ненадолго покинуть мероприятие. Имейте в виду, что физические упражнения улучшают когнитивное благополучие.

Однако какое время дня идеально подходит для перерыва в конференции? При составлении расписания конференции следует учитывать продолжительность встреч и перерывов. Совещание должно длиться 52 минуты с 17-минутным перерывом, согласно Правилу 52 и 17. Таким образом повышается продуктивность участников. Вы можете изменить время. Совещание можно запланировать на 50 минут с 20-минутным перерывом, что в сумме составит 70 минут. Таковы правила, но в нашей компании большинство совещаний проводятся по 30 минут без перерывов, что нас устраивает.

Не ешьте перед камерой. Не есть рядом с компьютером — одно из правил использования компьютера, чтобы крошки не застревали между клавишами. Прием пищи во время конференции, виртуальной она или нет, может рассматриваться как непрофессионализм. Постарайтесь вести себя так, как будто вы встречаетесь лично. Еда может сильно отвлекать, особенно на небольшой конференции.